
Każde przedsiębiorstwo prowadzi w ramach swojej działalności różnorodną dokumentację. Po upływie określonego przepisami prawa czasu przychodzi moment na jej utylizację. Zadanie jest utrudnione w przypadku, gdy niszczeniu podlegają dokumenty zawierające dane osobowe. Jak powinno przebiegać niszczenie dokumentacji? Przyjrzyjmy się zagadnieniu z bliska. Gotowi na garść praktycznych wskazówek? Zaczynamy!
Dane osobowe, czyli co? Niszczenie dokumentów z cennymi informacjami.
Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe jest bardzo częstą praktyką. Warto jednak rozpocząć od wyjaśnienia, czym tak naprawdę są dane osobowe.
Dane osobowe to wszelkie informacje, które pozwalają na zidentyfikowanie konkretnej osoby fizycznej bądź dotyczą konkretnie zidentyfikowanej osoby fizycznej. Co ważne, za dane osobowe nie uważa się informacji zanonimizowanych, przez które nie jest możliwa identyfikacja danej osoby fizycznej. Jak wygląda to w praktyce? Niszczenie dokumentów, które zawierają m.in.:
- imię i nazwisko,
- adres mail,
- telefon,
- adres zamieszkania czy zameldowania,
- numer dowodu tożsamości,
- adres IP,
- dane o lokalizacji,
- identyfikator plików cookie.
oraz wiele innych, powinny być objęte podczas niszczenia szczególną ochroną. W związku z tym niszczenie akt pracowników czy niszczenie dokumentacji medycznej to dwie najpopularniejsze formy dokumentacji, które zawierają ogromną ilość danych podlegających szczególnej ochronie.
Jak niszczyć dokumenty zawierające dane osobowe?
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych, tzw. RODO wyznacza ściśle określone warunki, które mają być spełnione, by niszczenie dokumentów z danymi osobowymi nie naruszało ustanowionych przepisów.
Należy fizycznie unicestwić nośniki, na których znajdują się dane, co uniemożliwi ich ponowne odtworzenie. Ogromna część dokumentów znajduje się na dyskach zewnętrznych, pendrive’ach, a w myśl przepisów RODO, utylizacja danych obejmuje także zniszczenie nośnika, na których informacje są przechowywane. To sprawia, że zwykła biurowa niszczarka bardzo często okazuje się niewystarczająca, by móc skutecznie i zgodnie z prawem unicestwić dokumentację zawierającą dane osobowe.
Przepisy nie wyznaczają metod na niszczenie dokumentacji, jednak wskazują, że dane osobowe widoczne na dokumentach w wyniku zniszczenia, nie mogą być możliwe do odczytania, wykorzystania oraz odtworzenia.
Niszczenie dokumentów- oddaj sprawę w ręce profesjonalistów
Niszczenie dokumentów, które zawierają dane osobowe, najkorzystniej jest zlecić profesjonalnej firmie, która zadba o zachowanie i spełnienie wszelkich wymogów określonych przepisami prawa. Rhenus Office Systems to przedsiębiorstwo o wieloletnim doświadczeniu i ugruntowanej pozycji, które wykonuje usługi na najwyższym poziomie. W zakres oferowanych usług wchodzi także mobilne niszczenie dokumentów, dzięki czemu cały proces jest niezwykle komfortowy i sprawny.
Dane osobowe otaczają nas każdego dnia. Warto dbać o ich właściwą ochronę, gdyż są dziś jedną z najcenniejszych walut całego świata.