
Utylizacja akt nie powinna być traktowana po macoszemu w żadnej firmie. Zapobieganie ewentualnym wyciekom danych to coś, o co zawsze należy się zatroszczyć w trakcie realizacji tego procesu. Stosowanie się do zalet bezpieczeństwa wymaga odpowiedniej wiedzy m.in. w związku z takimi przepisami jak RODO. Dziś sprawdzamy, w jaki sposób zaplanować niszczenie dokumentów, by przestrzegać tego europejskiego rozporządzenia.
Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe – co może pójść nie tak?
W firmowych archiwach oraz w bieżącej dokumentacji aż roi się do danych, które nie powinny zostać ujawnione. Część z nich stanowią dane osobowe. Należą do klientów, dostawców, partnerów oraz do pracowników. W takiej sytuacji przedsiębiorstwo pełni funkcję administratora danych osobowych, co wiąże się z określonymi obowiązkami, także z właściwym ich zabezpieczeniem. Jakie wyzwania możemy napotkać?
- nieskuteczny sprzęt
Niszczenie dokumentów może być utrudnione np. przez brak odpowiedniej technologii. Urządzenia niszczące czasem okazują się niewystarczające, bo przetwarzają akta w niedostatecznym stopniu. W efekcie osobie ze złymi intencjami wystarczy trochę cierpliwości, by odtworzyć informacje. - trudności organizacyjne
Niszczenie akt zgodnie z RODO może nam utrudnić także brak wykwalifikowanej kadry i dobrze przygotowanych stanowisk pracy. Taki proces wymaga wydzielenia bezpiecznej przestrzeni, do której nie będzie miał dostępu nikt niepowołany. W dodatku osoby, wyznaczone do przeprowadzenia utylizacji muszą zostać zapoznane z zasadami działania sprzętu i postępowania z produktem niszczenia. - niewystarczający czas
Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe może być czasochłonne i nie należy o tym zapominać podczas planowania takiego zadania w swojej firmie. Oczywiście z największym wyzwaniem będą mierzyć się tutaj firmy, dysponujące potężnymi zbiorami. Nawet zaawansowane urządzenia wymagają obsługi, co wiąże się z koniecznością odstawienia na pewien czas dotychczasowych obowiązków. Zrozumiałe jest to, że wiele firm po prostu nie chce tego robić, bo wiąże się to ze zbyt dużymi stratami.
Niszczenie dokumentów – RODO i profesjonalne usługi
Specjaliści zajmujący się taką czynnością jak niszczenie danych osobowych dobrze znają aktualne przepisy, w tym RODO. Rozporządzenie mówi o tym, że akta należy zniszczyć tak, aby zadbać o bezpieczeństwo zawartych w nich informacji. Chociaż te zapisy nie mówią o tym, jaka technologia ma być przy tym użyta, dla własnego dobra warto wybrać tę najbardziej skuteczną. Właśnie tego typu rozwiązania oferuje np. Destroy&Recycling.
Profesjonalni usługodawcy mają do dyspozycji instalacje, która jest dużo skuteczniejsza, niż tradycyjne niszczarki. To, co odróżnia je od biurowego sprzętu, to stopień przetworzenia dokumentacji. Niszczenie akt z pomocą zaawansowanej technologii całkowicie wyklucza ryzyko odzyskania danych, pozwala cieszyć się pełnym bezpieczeństwem i skupić się na innych ważnych obowiązkach.