Firma to nie tylko skuteczne zarządzanie pracownikami oraz kontrola jej przychodów. To również przechowywanie oraz zabezpieczanie różnorodnych dokumentów, które są niezbędne na przykład podczas kontroli urzędów. Jak długo powinno się je przechowywać? Specjaliści wyjaśniają.
Przechowywanie dokumentów firmowych – ile wynosi ten okres?
Przechowywanie dokumentów firmowych zależy przede wszystkim od specyfiki konkretnego pisma. W zależności od niej czas ten może być krótszy lub dłuższy. Jeśli chodzi o jakiekolwiek dokumenty rachunkowe, to jest księgi rachunkowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne, powinno się je przechowywać do 5 lat.
Ten sam okres będą posiadały dokumenty, które związane są ze zgłoszeniami oraz rozliczeniami ZUS. Przechowywanie dokumentów w firmie powinno być zorganizowane w taki sposób, aby o każdej porze można było szybko i sprawnie odszukać odpowiedni dokument.
Niektóre dokumenty bezpośrednio w przedsiębiorstwie mogą również posiadać wydłużony czas przechowywania. Mowa tutaj głównie o dokumentacji pracowniczej, która może wynosić nawet do 50 lat od czasu zakończenia pracy przez zatrudnionego.
Przechowywanie dokumentów w archiwum – czy to dobre rozwiązanie?
Przechowywanie dokumentów w archiwum jak najbardziej jest dobrym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorstwa. Jest to spowodowane głównie faktem, że taki rodzaj przechowywania sprawia, że można zapewnić im nie tylko bezpieczeństwo, ale również odpowiednią organizację.
Przechowywanie dokumentów – czy można zrobić to na zewnątrz firmy?
Przechowywanie dokumentów to usługa, która świadczona jest również przez zewnętrzne firmy. Oznacza to, że tego typu dokumenty nie muszą być przechowywane bezpośrednio w placówce firmy.
Należy jednak w tym przypadku zadbać o to, aby cały czas były one dostępne do wglądu, na przykład podczas kontroli Urzędu Skarbowego. Warto wówczas wybrać firmę, która jest w stanie zagwarantować taką sprawność wymiany informacji.